[SoftoniT] Шаблоны документов для ИТ-директора

​

Список документов

Стратегическое управление (Strategy management)

Видение и стратегические цели

• ИТ-стратегия (Стратегический план ИТ) (основной документ, определяющий долгосрочные цели ИТ-отдела и алгоритм их достижения, согласованный с общей стратегией компании)
• План стратегического развития ИТ-инфраструктуры (целью документа является разработка всеобъемлющего плана стратегического развития ИТ-инфраструктуры компании)
• Миссия и видение ИТ-отдела (документ, описывающий планируемые изменения в ИТ-инфраструктуре для достижения стратегических целей)
• Пример Дорожная карта развития ИТ (образец «Дорожной карты развития ИТ», с указанием задач, сроков и ресурсов).

Анализ и оценка текущего состояния

• SWOT-анализ (выявление внутренних и внешних факторов, влияющих на работу ИТ-отдела)
• SWOT-анализ схема (схема для SWOT-анализ, выявление внутренних и внешних факторов, влияющих на работу ИТ-отдела)

Практика управления услугами (Service management practices)
Управление инцидентами (Incident management)

• Инструкция общения с клиентами по телефону (документ описывает как необходимо общаться сотрудникам технической поддержки по телефону)
• Процедура по первичной обработке обращений (процедура определяет порядок первичной обработки обращений клиентов, т.е. порядок сбора и фиксации информации, необходимой для непосредственного выполнения заказа клиента)
• Регламент процесса управления обращениями (документ содержит описание реализации процесса управления обращениями)
• Шаблон отчета об инциденте (отчет содержит описание всех шагов реализации процесса управления инцидентами)

Управление конфигурациями и активами (Service Asset and Configuration Management, SACM)

• Регламент процесса управления конфигурациями (описывает процедуры и стандарты для управления конфигурацией ИТ-ресурсов, включая их идентификацию, контроль версий, учет изменений и аудит конфигураций для обеспечения целостности и актуальности данных об ИТ-активах и системах)
• Паспорт информационной системы (шаблон паспорта информационной системы)
• Таблица для проведения аудитов конфигурационной базы данных (шаблон таблицы для заполнения информации о конфигурационных единицах для аудита)

Разработка программного обеспечения и управление (Software development and management)

• Регламент декомпозиции задач (алгоритм разбиения сложных задач на более мелкие с примерами)
• Бланк протокола проведения тестовых испытаний (документ, фиксирующий процесс и результат тестовых испытаний)
• Правила составления чек-листов тестирования (список правил для составления чек-листов тестирования)
• Соглашение по оформлению кода 1С (набор рекомендаций, обеспечивающих единую структуру, читаемость кода на языке программирования 1С)
• Пользовательская история (шаблон пользовательской истории критерии приёмки)

Управление поставщиками (Supplier management)

• Управление закупками (документ описывает процесс управления закупками и направлен на оптимизацию и улучшение взаимодействия с партнерами)
• Протокол оценки поставщиков (шаблон протокола оценки поставщиков)

Контроль изменений (Change control)

• Управление изменениями (документ описывает эффективную систему управления, которая поможет организации адаптироваться к изменениям и воспринимать их как возможности для роста)

Управление проблемами (Problem management)

• Регламент управления неисправностями (определяет подходы к управлению проблемами с целью минимизации воздействия инцидентов на бизнес)
• Карточка жалобы (документ, определяющий формат, который регистрируется как жалоба клиента технической поддержки)
• Пример использования системы управления проблемами (содержит конкретный пример управления проблемами)
• Регламент процесса управления проблемами (документ содержит описание реализации процесса управления проблемами)
• Процедура обработки жалоб (определяет подходы к управлению жалобами с целью минимизации воздействия инцидентов на бизнес)
• Пример разбора жалобы (пример управления жалобами)
• Жалоба (бланк для фиксирования жалобы)

Управление проектами (Project management)
Планирование проекта (Project Planning)

• Устав проекта (основной документ, определяющий цели, область применения, ресурсы и основные ограничения проекта)
• Календарный план (бланк календарного плана предпроектного исследования)
• Протокол встречи (шаблон протокола встречи)
• Состав рабочих групп (бланк состава рабочих групп)
• Протокол глубинного интервью (шаблон глубинного интервью)
• Объект обследования и границы проекта (шаблон объекта обследования и границы проекта)
• Реестр рисков (шаблон реестра рисков)
• Ролевой состав команды проекта (шаблон ролевого состава команды проекта)

Инициация проектных работ (Project Initiation Activities)

• План-график проекта (бланк плана-графика проекта)
• Протокол внешнего установочного совещания (шаблон протокола внешнего установочного совещания)
• Протокол внутреннего установочного совещания (шаблон протокола внутреннего установочного совещания)

Контроль и оценка выполнения проекта (Project Performance Evaluation and Control)

• Запрос на изменение (шаблон запроса на изменение)
• Статус-отчет по проекту (бланк статуса-отчета по проекту)

Исполнение проектного плана (Project Plan Execution)

• Реестр рисков (риски проекта, их причины, последствия и меры по устранению)

Завершение проекта (Project Completion)

• Отчет по завершении проекта (документ включает информацию о целях проекта, методах и инструментах, а также уроках и рекомендациях для улучшения будущих инициатив)

Управление персоналом и талантами (Workforce and talent management)
Организация процесса подбора персонала (Recruitment Process Organization)

• Управление персоналом (стратегия компании в области управления персоналом, современные методики в мотивации, обучение и развитие, различные подходы к формированию службы персонала)
• Должностные инструкции: регламент разработки и утверждения (определение порядка и общих требований к разработке, оформлению и утверждению должностных инструкций)
• Должностная инструкция (определение функциональных обязанностей, прав и ответственности исполнителя должности)
• Должностная инструкция инженера по информационным сетям (в данной должностной инструкции представлены основные обязанности и требования к инженеру по информационным сетям)
• Должностная инструкция инженера-программиста (в данной должностной инструкции представлены основные обязанности и требования к инженеру-программисту)
• Должностная инструкция сервис-инженера (в данной должностной инструкции представлены основные обязанности и требования к сервисному инженеру)
• Должностная инструкция специалиста по сопровождению (в данной должностной инструкции представлены основные обязанности и требования к специалисту по сопровождению)
• Должностная инструкция специалиста технической поддержки (в данной должностной инструкции представлены основные обязанности и требования к специалисту по технической поддержке пользователей)
• Должностная инструкция руководителя проекта (в данной должностной инструкции представлены основные обязанности и требования к руководителю проекта)
• Карта зон ответственности (шаблон для закрепления зон ответственности в области управления)
• Положение об отделе консалтинга (устанавливает цель, задачи, организационную структуру, функции, распределение ответственности и полномочий, права подразделения консалтинга, а также его взаимодействие с другими структурными подразделениями фирмы)
• Положение об отделе (шаблон положения об отделе)

Оценка и развитие

• Ежеквартальный опрос удовлетворенности сотрудников (шаблон ежеквартального опроса удовлетворенности сотрудников)
• Опрос по завершению проекта (бланк опроса по завершению проекта)
• Регулярная встреча с руководителем (бланк фиксации встречи с руководителем)
• Воркшоп и мозговой штурм (бланк воркшопа и мозгового штурма)

Управление знаниями (Knowledge management)

• База знаний (данный документ содержит рекомендации по созданию и управлению централизованной базой знаний для ИТ-организации)
• План обучения сотрудников (разработка стратегии обучения сотрудников для повышения их квалификации, актуализации знаний и соответствия современным требованиям в сфере информационных технологий)
• План сертификации сотрудников (организация процесса сертификации сотрудников для подтверждения их квалификации)

Корпоративная культура и вовлеченность

• Политика компании и корпоративные стандарты (документ, описывающий корпоративную культуру, этические нормы и ожидаемое поведение сотрудников)
• Программа поощрения и мотивации (описание системы вознаграждений, бонусов и нематериальной мотивации для стимулирования высокой производительности и лояльности сотрудников)

Трудовое право

• Трудовой договор программиста (документ, регулирующий трудовые отношения с сотрудниками, включая условия работы, оплату труда и отпуска)

Здоровье и безопасность

• Политика по охране труда (правила и процедуры, обеспечивающие безопасность и здоровье сотрудников на рабочем месте)
• План по обеспечению безопасности в чрезвычайных ситуациях (инструкции по действиям в случае чрезвычайных ситуаций)

Увольнение из компании

• Анализ ухода сотрудников (отчет по анализу причин ухода сотрудников для выявления тенденций и возможных улучшений в управлении персоналом)
• Анкета при увольнении с работы (шаблон для опроса уволившегося сотрудника с целью определения причин и выявления проблем в управлении кадрами)

Конфиденциальность обработки персональных данных

• Журнал учёта инструктажей по правилам обработки (бланк журнала учёта инструктажей по правилам обработки)
• Памятка о правилах обработки персональных данных (памятка для сотрудников о правилах обработки персональных данных)
• Регламент предоставления доступа к персональным данным (настоящий Регламент определяет порядок предоставления работникам и третьим лицам доступа к персональным данным)
• Типовая форма соглашения о конфиденциальности работника (бланк о сохранении конфиденциальной информации)
• Типовая форма соглашения о конфиденциальности физического лица (бланк соглашения о конфиденциальности физического лица)

Управление финансами услуг (Service financial management)
Прогнозирование и планирование

• Прогноз ИТ-бюджета (шаблон прогнозирования ИТ-бюджета на фиксированный период)

Презентация, согласование и утверждение

• Обоснование бюджетных запросов (детальное описание каждого запроса в бюджете, включая необходимость и ожидаемые результаты)
• Документ согласования ИТ-бюджета (официальный документ, фиксирующий ход обсуждения и принятые решения, который подписывается руководством в качестве подтверждения утверждения бюджета)

Исполнение бюджета

• План корректировки бюджета (шаблон плана корректировки бюджета)

Анализ эффективности исполнения бюджета

• Отчет об эффективности ИТ-инвестиций (анализ возврата инвестиций (ROI) и других показателей эффективности крупных ИТ-проектов и закупок)

Управление информационной безопасностью (Information security management)
Политики и стандарты

• Стандарты безопасности (требования к безопасности информационных систем, сетей и данных)

Управление рисками (Risk management)

• Оценка рисков безопасности (документация по идентификации, анализу и оценке рисков безопасности)

Управление инцидентами информационной безопасности

• План реагирования на инциденты ИБ (процедуры и инструкции для реагирования на инциденты безопасности)

Обеспечение соответствия

• Декларация соответствия (доказательства соответствия внутренних политик и процедур требованиям законодательства, отраслевым стандартам и нормативам (например, GDPR, ISO 27001))
• Отчет о соответствии (результаты аудитов и оценок соответствия системы управления безопасностью)

Физическая безопасность

• Политика физической безопасности (меры по защите физического окружения и оборудования)

Управление доступом (Availability management)
Основные документы

• Политика управления идентификацией и доступом (правила и процедуры идентификации, аутентификации и авторизации пользователей)
• Приказ об утверждении ответственных лиц, ответственных за защиту информации (приказ об утверждении лиц, ответственных за защиту информации, содержащей персональные данные)

Восстановление после сбоев

• План восстановления после инцидентов (DRP) (процедуры для восстановления информационных систем и данных после сбоев и нарушений)

Личные профессиональные документы ИТ-директора
Профессия и работа

• Профессиональное резюме (отражает опыт работы, образование и профессиональные достижения)
• Рекомендательное письмо (подтверждают квалификации и успехи от уважаемых коллег и партнеров)

Аналитические инструменты

• SWOT-анализ личности (SWOT-анализ личности — это инструмент самопознания, позволяющий оценить внутренние сильные и слабые стороны, а также внешние возможности и угрозы)
• Журнал достижений для ИТ-директора (записи о ключевых профессиональных успехах, вкладе в проекты и полученных навыках)

Достижение целей

• Цели и их мониторинг (отслеживание личных целей и отслеживание прогресса их достижения)
• Ежедневные и ежемесячные достижения (отслеживание ежедневных и ежемесячных достижений и выполнения целей)
• Колесо баланса (оценка своей жизни с точки зрения сфер)

Управление уровнем обслуживания (Service level management)
ИТ-сервисы и услуги

• Соглашения об уровне сервиса (SLA) (стандарты и ожидания качества предоставляемых услуг)
• Описание процесса управления уровнем услуг (документ описывает процесс управления уровнем услуг, включающий формализацию требований к предоставляемым услугам и оценку их качества)
• Концепция каталога услуг (документ определяет единый согласованный источник информации о доступных и потенциальных услугах, обеспечивая структурированное управление корпоративным сопровождением)
• Стандартные запросы на обслуживание и изменения (шаблон запросов на обслуживание и изменений)
• Реестр сопровождаемых информационных систем (шаблон реестра сопровождаемых информационных систем)
• Взаимодействия поставщика и заказчика в ходе предоставления услуг (регламент взаимодействий поставщика и заказчика в ходе предоставления услуг)

Договора

• Договор на использование неисключительных прав на ПО (типовой договор на продажу неисключительных прав созданного ПО)

Инструменты ИТ-директора

• Инструменты.md (бесплатные и частично бесплатные инструменты и сервисы для ИТ-подразделения)